Экспорт заявок

Функция «Экспорт заявок» позволяет выгружать заявки из системы в файл для дальнейшего анализа, хранения или передачи в другие системы.

Экспорт особенно полезен для:

• бухгалтерии;
• подготовки отчётности;
• анализа оборота;
• проверки работы операторов;
• контроля статусов заявок;
• анализа направлений обмена;
• хранения истории операций;
• регулярной автоматической выгрузки данных.

Перейти к экспорту можно из раздела: «Заявки» — «Список заявок» — «Экспорт»

Возможности экспорта

Система поддерживает два режима работы:

Режим	Назначение
Ручной экспорт	Однократная выгрузка по выбранным параметрам
Автозапуск	Автоматическое формирование отчётов по расписанию

Ручной экспорт

Ручной экспорт используется, когда необходимо один раз получить файл с заявками по определённым условиям.

Например:

• выгрузить заявки за месяц;
• получить список выполненных заявок;
• подготовить отчёт для бухгалтерии;
• проверить работу операторов;
• выгрузить заявки по конкретным направлениям.

---

Настройка экспорта

Перед запуском необходимо указать параметры выгрузки.

1

Период

Определяет, какие заявки попадут в экспорт.

Можно использовать:

• дату создания заявок;
• дату изменения заявок.

2

Статусы заявок

Позволяет выгружать только нужные заявки.

Можно выбрать сразу несколько статусов.

3

Поля для экспорта

Администратор сам выбирает, какие данные попадут в файл.

Таким образом можно формировать как короткие отчёты, так и максимально подробные выгрузки.

4

Формат файла

Поддерживаются следующие форматы:

Формат	Назначение
XLSX	Microsoft Excel
CSV	Универсальный текстовый формат
ODS	OpenDocument Spreadsheet

---

Предварительная проверка

Перед запуском система показывает приблизительное количество заявок, которые попадут в файл.

Это позволяет заранее понять:

• не пустая ли выборка;
• насколько большой получится файл;
• корректно ли выбраны фильтры.

Запуск экспорта

После настройки нажмите кнопку: Начать экспорт

Экспорт выполняется в фоновом режиме.

Система не заставляет ждать окончания операции на текущей странице.

После запуска можно продолжить работу в панели управления.

Статусы экспорта

Во время формирования файла экспорт может находиться в одном из следующих состояний:

Статус	Описание
В очереди	Экспорт создан и ожидает запуска
Формируется	Система создаёт файл
Готов	Файл сформирован и доступен для скачивания
Ошибка	Во время формирования произошла ошибка
Файл удалён	Срок хранения файла истёк

Последние экспорты

В нижней части страницы отображается список последних выгрузок.

Для каждого экспорта отображается:

• дата запуска;
• статус;
• количество заявок;
• формат файла;
• размер файла;
• кнопка скачивания.

Это удобно, если экспорт был запущен ранее и нужно вернуться к нему позже.

Скачивание файла

После завершения формирования рядом с экспортом появляется кнопка: Скачать

Ссылка на файл хранится ограниченное время.

Обычно срок хранения составляет до 24 часов.

После удаления файла потребуется создать экспорт заново.

Мониторинг экспорта

Система отображает общую статистику работы экспорта.

Можно увидеть:

Показатель	Описание
Выполняется	Количество активных экспортов
Успешно сегодня	Количество успешно завершённых экспортов
Ошибки сегодня	Количество экспортов с ошибками

Это помогает контролировать работу очередей и фоновых задач.

Автозапуск

Автозапуск используется для регулярного формирования отчётов без участия администратора.

Например:

• ежедневный отчёт;
• еженедельная выгрузка;
• ежемесячная статистика;
• регулярная передача данных бухгалтерии.

Создание шаблона

Для автоматического экспорта необходимо создать шаблон.

В шаблоне задаются:

Параметр	Назначение
Название	Название шаблона
Статус	Включён или выключен
Формат	XLSX, CSV или ODS
Статусы заявок	Какие заявки выгружать
Поля	Какие колонки включать
Период	За какой промежуток брать данные
Расписание	Когда запускать экспорт

Периоды автоматического экспорта

Поддерживаются следующие варианты:

Период	Описание
За вчера	Все заявки за предыдущий день
За последние N дней	Любое количество последних дней
За текущую неделю	Заявки текущей недели
За прошлую неделю	Заявки предыдущей недели
За текущий месяц	Заявки текущего месяца
За прошлый месяц	Заявки прошлого месяца

Если выбран вариант: За последние N дней необходимо дополнительно указать количество дней.

Расписание автозапуска

Для шаблона можно настроить периодичность запуска.

Поддерживаются варианты:

Режим	Описание
Каждый день	Ежедневный запуск
Раз в несколько дней	Запуск через указанный интервал
Каждую неделю	Еженедельный запуск
Раз в несколько недель	Запуск через несколько недель
Каждый месяц	Ежемесячный запуск

Для недельного расписания можно выбрать дни недели.

Для месячного — конкретный день месяца.

Когда выполняется автозапуск

Автоматические экспорты запускаются системой ночью после: 00:00

Это позволяет не создавать дополнительную нагрузку на систему в рабочее время

Ограничения и защита

Для предотвращения лишней нагрузки система использует ряд ограничений.

1

Один экспорт одновременно

Если для текущего администратора уже выполняется экспорт, запуск нового временно блокируется.

Это защищает систему от большого количества одинаковых задач.

2

Ограниченный срок хранения

Сформированные файлы не хранятся постоянно.

После истечения срока хранения файл автоматически удаляется.

Для получения данных потребуется сформировать новый экспорт.

Для чего использовать экспорт

Экспорт заявок полезен для:

• бухгалтерской отчётности;
• анализа оборота;
• проверки завершённых заявок;
• контроля отклонённых заявок;
• анализа направлений обмена;
• контроля работы операторов;
• сверки данных;
• хранения архива операций;
• автоматической отправки регулярных отчётов.

---

Рекомендации

Для большинства проектов рекомендуется:

• использовать формат XLSX;
• создавать отдельные шаблоны для бухгалтерии и аналитики;
• использовать автозапуск для регулярных отчётов;
• периодически очищать ненужные шаблоны;
• проверять статус последних экспортов;
• скачивать важные файлы до истечения срока хранения.